Datenschutzerklärung für die Campflow Toolbox

1. Einleitung

Wir freuen uns über dein Interesse an der Campflow Toolbox (im Folgenden „Dienst“ oder „Website“ genannt). Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Im Folgenden informieren wir dich ausführlich darüber, welche Daten bei der Nutzung unseres Dienstes erhoben und wie diese verarbeitet werden, entsprechend den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

3. Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

3.1. Bereitstellung der Website und Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Zu den protokollierten Daten können gehören:

• Verwendeter Browsertyp und Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Website sicherzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden automatisch gelöscht.

3.2. Registrierung und Login via Google (OAuth)

Um unsere Dienste nutzen zu können, ist ein Login erforderlich. Dieser erfolgt über das Single-Sign-On-Verfahren von Google (Google Workspace / Google Cloud).

• Verarbeitete Daten: Wenn du dich über Google anmeldest, erhalten wir von Google bestimmte Profilinformationen, insbesondere deine E-Mail-Adresse, deinen Namen sowie eine eindeutige ID.
• Zweck: Authentifizierung und Verwaltung der Zugriffsrechte für unsere Toolbox.
• Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung bzw. Anbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer sicheren Authentifizierung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3.3. Nutzung der Campflow Toolbox (Kernfunktionen)

Die Campflow Toolbox dient der Automatisierung von Verwaltungsaufgaben rund um Zeltlager und Events. In diesem Rahmen verarbeiten wir folgende Daten, die du uns als Nutzer (z.B. Lagerleiter oder Administrator) zur Verfügung stellst:

• Campflow-API-Daten: Das Tool ruft über die von dir bereitgestellten API-Schlüssel Daten aus Campflow ab. Dies umfasst Teilnehmerlisten, Betreuerdaten und Eventinformationen.
• Google Groups Verwaltung: Das Tool nutzt die Google APIs, um basierend auf den Campflow-Daten E-Mail-Verteiler (Google Groups) zu erstellen und zu verwalten. Hierbei werden die E-Mail-Adressen von Teilnehmern/Betreuern an Google übermittelt.
• E-Mail-Versand: Das Tool versendet automatisierte Benachrichtigungen und E-Mails an definierte Empfängergruppen. Hierbei werden E-Mail-Adressen und Namen der Empfänger verarbeitet.
• PDF-Verarbeitung: Werden PDF-Dokumente (z. B. Teilnehmerlisten) im Tool generiert oder verarbeitet, so werden die darin enthaltenen personenbezogenen Daten temporär auf unseren Servern verarbeitet.

Zweck: Erbringung der angebotenen Dienstleistung der Automatisierung und Synchronisierung.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung der von dir hochgeladenen/verknüpften Daten zur Verwaltung deines Events erfolgt in deinem Auftrag. Du handelst hierbei als Verantwortlicher, wir handeln als Auftragsverarbeiter. Die Bereitstellung der Funktionen basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Hinweis für dich als Nutzer: Du bist dafür verantwortlich, dass du die Einwilligung der Teilnehmer (oder deren Erziehungsberechtigten) für die Datenverarbeitung (z.B. Eintragung in Google Groups) eingeholt hast.

4. Weitergabe von Daten an Dritte (Dienstleister)

Zur Bereitstellung unseres Dienstes setzen wir auf Infrastruktur- und Software-Dienstleister. Eine Weitergabe von Daten erfolgt nur auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Wir nutzen insbesondere:

• Hosting-Provider
• Google (Google Cloud EMEA Limited / Google LLC): Für Login (OAuth) und die Verwaltung von Google Groups.
• Campflow (Campflow GmbH / entsprechender Anbieter): Für die Synchronisation von Event- und Teilnehmerdaten via API.
• E-Mail-Provider: Für den Versand von E-Mails (SMTP).

5. Cookies und Speicherung lokaler Daten (Sessions)

Unser Dienst verwendet sogenannte Session-Cookies, um deinen Login-Status während der Nutzung der Anwendung aufrechtzuerhalten.

• Zweck und Rechtsgrundlage: Diese Cookies sind technisch zwingend erforderlich, um die angebotenen Funktionen (Login-Bereich) bereitzustellen. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 TTDSG.
• Speicherdauer: Diese Session-Daten werden in der Regel nach dem Ausloggen oder nach Schließen des Browsers gelöscht.

6. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um deine durch uns verwalteten Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung und gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die Datenübertragung (Website-Aufruf und API-Kommunikation) erfolgt stets verschlüsselt (SSL/TLS). Passwörter und API-Schlüssel werden in unserer Datenbank verschlüsselt gespeichert.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erreichung des Speicherungszwecks (z. B. Dauer deines Accounts) erforderlich ist oder rechtliche Aufbewahrungsfristen dies vorsehen.

8. Deine Rechte als Betroffener

Werden personenbezogene Daten von dir verarbeitet, bist du „Betroffener“ im Sinne der DSGVO und es stehen dir folgende Rechte gegenüber uns zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine E-Mail an: webmaster@stammgalaxias.de